Buildee（ビルディー）に登録すべき？安全書類作成を劇的に効率化する活用法を徹底解説

Buildee（ビルディー）に登録すべき？安全書類作成を劇的に効率化する活用法を徹底解説

建設現場における安全書類の作成は、多くの企業にとって大きな負担となっています。特に、複数の現場を抱える企業では、書類の準備や確認作業に膨大な時間と労力がかかり、本来の業務が圧迫されることも少なくありません。

そんな課題を解決するために登場したのが、クラウド型建設現場管理サービス「Buildee（ビルディー）」です。しかし、「本当にビルディーを導入する価値があるの？」「具体的にどうやって安全書類が効率化できるの？」と疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ビルディーの導入を検討している建設企業の経営者や担当者向けに、ビルディーの基本機能から、安全書類作成を劇的に効率化する具体的な活用法、そして導入する際のメリット・デメリットまで、詳しく解説していきます。

１：ビルディー（Buildee）とは？

ビルディー（Buildee）は、株式会社リバスタが提供する、建設現場の管理業務を効率化するためのクラウドサービスです。安全書類作成をはじめ、作業員名簿の管理、作業予定。実績の管理など、建設現場で発生する様々な業務をデジタル化し、一元管理することができます。

特に、元請け企業と協力会社の情報共有を円滑にし、現場全体の生産性向上に貢献する点が大きな特徴です。PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できるため、現場にいながらにして、必要な情報を確認・入力することができます。

２：なぜ安全書類作成が劇的に効率化されるのか？

ビルディーを導入することで、これまで時間と手間がかかっていた安全書類の作成が、驚くほど効率化されます。その主な理由は以下の3つです。

現場・会社情報の自動入力機能

安全書類には、現場名や会社名、所在地、連絡先など、毎回同じ情報を手入力する項目が多数あります。ビルディーでは、これらの基本情報を一度登録しておけば、書類作成時に自動で反映されるため、入力の手間が大幅に削減されます。 また、書類ごとに異なる書式やフォーマットも、ビルディーのシステムが自動で対応するため、手作業での調整が不要になります。

データ連携による情報の一元管理

ビルディーは、作業員名簿や資格情報、健康診断結果など、現場に関わる様々な情報を一元管理できます。これにより、必要な情報を個別に探し回る必要がなくなります。 例えば、ある作業員の資格情報を安全書類に記載する必要がある場合、ビルディーのデータベースからすぐに情報を呼び出すことができます。これは、手書きやExcelでの管理に比べて、圧倒的な効率化をもたらします。

協力会社とのスムーズな情報共有

ビルディーは、元請け企業と協力会社が同じプラットフォーム上で情報を共有できます。これにより、協力会社からの書類提出や修正依頼がスムーズに行えます。 協力会社は、ビルディー上で直接書類を作成・提出できるため、FAXや郵送でのやり取りが不要になり、タイムラグが解消されます。元請け企業は、提出された書類をオンライン上で確認・承認できるため、チェック作業が効率化されます。

３：具体的なビルディー活用法・安全書類作成編

ビルディーを導入することで、安全書類作成業務がどのように変わるのか、具体的な活用ステップを見ていきましょう。

ステップ1：基本情報の登録

まずは、会社情報、現場情報、作業員情報をビルディーに登録します。

• 会社情報：住所、連絡先、建設業許可番号などを登録
• 現場情報：工事名、工期、工事場所などを登録
• 作業員情報：氏名、生年月日、保有資格、健康診断結果などを登録

これらの情報は、一度登録すれば、以降の書類作成で自動的に呼び出されます。

ステップ2：書類テンプレートの選択と自動入力

必要な安全書類（作業員名簿、新規入場者教育資料、安全衛生計画書など）のテンプレートをビルディー上で選択します。 すると、ステップ1で登録した基本情報が自動的に書類に反映されます。手入力が必要なのは、その現場に特有の注意点など、ごく一部の情報のみとなります。

ステップ3：協力会社との連携

元請け企業であれば、協力会社にビルディーへの登録を促します。 協力会社は、自社の作業員情報を登録し、元請け企業から依頼された安全書類をビルディー上で作成・提出します。 提出状況はリアルタイムで確認できるため、「あの会社からの書類がまだ来ていない」といった状況を即座に把握できます。

ステップ4：書類の承認と保管

元請け企業は、提出された書類の内容をオンライン上で確認し、問題なければ承認します。 承認された書類は、ビルディーのクラウド上に自動で保管されるため、紙での保管やファイリング作業が不要になります。過去の書類も簡単に検索・閲覧できるため、監査や再利用の際にも非常に便利です。

４：ビルディー導入のメリットとデメリット

メリット

• 圧倒的な効率化：書類作成にかかる時間を大幅に削減し、コア業務に集中できる。
• ミスの削減：自動入力機能により、手入力によるミスや漏れが防げる。
• ペーパーレス化：書類の印刷、郵送、保管が不要になり、コスト削減と環境負荷低減に貢献。
• 情報の一元管理：現場に関わる情報をクラウド上で一元管理でき、必要な情報にいつでもアクセス可能。
• 協力会社との連携強化：スムーズな情報共有により、現場全体のコミュニケーションが円滑になる。
• 協力会社は無料：協力会社は無料で即日利用可能です。

デメリット

• 導入コスト：利用には月額料金が発生するため、コストがかかる。※協力会社は無料
• 慣れが必要：ITツールに不慣れな従業員がいる場合、操作に慣れるまでの期間が必要。
• 協力会社の協力が不可欠：元請け企業が導入しても、協力会社が利用してくれなければ、メリットを最大限に享受できない。

５：まとめ・ビルディーは安全書類作成の救世主か？

ビルディーは、煩雑な安全書類作成業務を劇的に効率化し、建設現場の生産性を飛躍的に向上させる可能性を秘めたサービスです。「安全書類の作成・管理が大変」「もっと効率的に現場を管理したい」と感じている企業にとって、ビルディーは強力なソリューションとなるでしょう。

導入にはコストや慣れが必要ですが、削減できる人件費や時間、そしてミスの削減といったメリットを考慮すれば、十分に投資する価値のあるツールと言えます。
ビルディーへの登録は、建設現場の働き方を変える大きな一歩となるはずです。